Gestión de entrada
Más que escanear
A menudo, las personas infravaloran la entrada de documentos de sistemas ERP, pero éstos son de suma importancia. Las empresas tienen que emitir facturas, pedidos y otros documentos entrantes de forma eficiente, precisa y sin dilaciones para operar de forma efectiva. Esta gestión cumple generalmente con la ley del 80%. Esto significa que el 80% de los documentos entrantes se producen sin ningún problema. ¿Pero cómo gestiona el 20% restante? Facturas sin una orden de pedido, facturas duplicadas y documentos que no están identificados. Solucionar estos problemas conlleva un gasto de tiempo y dinero. Para importar documentos en papel al flujo de trabajode una empresa, es fundamental realizar una clasificación fiable y el reconocimiento óptico de caracteres (OCR).
Puede reducir considerablemente e incluso eliminar la mayoría de los problemas de gestión de documentos si incorpora un flujo de trabajo inteligente con un escritorio estándar o una interfaz con aplicaciones online. Podrá almacenar documentos en un sistema de gestión documental o incluirlos directamente en su sistema ERP. El resultado: una reducción considerable de los tiempos de respuesta por parte de clientes, socios, proveedores y empleados, y mejoras notables en los procesos de información.
No se olvide de los temas legales Cada vez es más habitual que los gobiernos esperen documentos seguros con firma digital que no puedan ser modificados.
Esta es una de las razones por la que es tan importante disponer de un sistema de gestión de entrada flexible e inteligente.
Sistemas de gestión de entrada Océ
Círculo cerrado entre entrada y salida
Independiente de los sistemas ERP
Integrado en el sistema ERP o externo
Distintos niveles dependiendo de los requerimientos
OCR multinivel
Procesamiento de documentos estructurados y no estructurados
Conexión a cualquier archivo
Firma digital
Los beneficios para usted
- Procesos más cortos y rápidos
- Disminución de costes al eliminar el procesamiento manual
- Seguridad en relación a aspectos legales
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Creación
Más que diseño
En el actual mundo de los negocios tan individualizado, se debe dirigir a los clientes de forma personalizada en todos los aspectos de comunicación. Es la mejor forma de dirigir un negocio, comunicar, conservar a sus clientes y promocionar sus productos y servicios. De hecho, las empresas que personalian la comunicación son las que experimentan el mayor crecimiento de su sector. Le damos soluciones para crear y producir documentos con fuerte impacto al convertirlos en documentos más personalizados, efectivos y rentables. El resultado: una disminución de costes y unos clientes satisfechos.
¿Dispone de diferentes dispositivos de entrada como sistemas de oficina, sistemas ERP o un servidor? Todos ellos tienen distintos formatos de datos, generados por un controlador de impresora, un formato estructurado XML o datos en línea procedentes del servidor. Todos estos datos se envían al mismo destinatario, posiblemente con información extra del departamento de marketing para asuntos de TransPromo. Para realizar esta tarea, necesita herramientas profesionales que puedan crear, convertir y combinar datos procedentes de distintas fuentes de entrada. La selección y división de los datos que serán procesados sirven para ahorrar dinero y acelera la entrega de documentos. Si desea archivar los documentos, tendrá que crear un sistema de indexación para la recuperación de datos antes de almacenar dichos documentos.
La seguridad es uno de los mayores retos en el procesamiento de documentos. Las herramientas y soluciones Océ pueden crear documentos PDF con firma digital o evitar el envío de documentos erróneos a sus clientes.
Creación de soluciones Océ
Reduzca el tiempo de creación en más del 80%
Cree documentos que cumplen con la inteligencia competitiva más fácilmente
Documentos con mayor facilidad de lectura aumenta los índoces de respuesta
Documentos coloridos y personalizados
Seguridad como parte del concepto
Fácil de usar
Solución para toda la empresa
Salida independiente
Ahorre tiempo y dinero
Los beneficios son para usted
Mayor índice de respuestas
Reduce el tiempo y esfuerzo invertidos en gestionar la creación de documentos de la empresa
Alto retorno de la inversión
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Procesamiento
Gestión de impresión y documentos acabados
El control de sus documentos es de suma importancia para la comunicación externa de su empresa. Tienen que estar disponibles en el formato adecuado y en el momento correcto. Océ le ayuda a administrar y optimizar estos procesos tan complejos.
Las empresas están cada vez bajo más presión a la hora de producir a tiempo, incluyendo la producción documental. A menudo, le piden a última hora que cambie la edición o algún parámetro del trabajo. Los sistemas Océ de transferencia de datos a la cola de impresión le permiten realizar modificaciones con poca antelación. Estos sistemas controlan toda su producción y le permiten definir nuevos tipos de trabajo, cambiar el orden de los trabajos o el dispositivo de salida. No importa qué sistema ERP utilice o si está enviando trabajos a la cola de impresión o a sistemas electrónicos como bases de datos, e-mail o archivos.
Los software SAP están reconocidos mundialmente como soluciones para la administración de clientes y datos relativos a pedidos. Con la introducción de la Administración del ciclo de vida del producto (PLM), SAP ha aprovechado el entorno técnico y ha ampliado considerablemente el perímetro que cubría su sofware. SAP puede almacenar tanto listas para documentos como facturas y albaranes como documentos de planos constructivos, contratos de cientes y proveedores, facturas de materiales y documentos de producción y desarrollo. ¿Pero cómo puede recuperar esta información en papel o algún otro soporte? Océ tiene la solución
Soluciones de procesamiento Océ
Se integra en su sistema ERP de forma independiente y libre.
Plataforma independiente
Gestión de toda la salida de documentos
Integración con otros departamentos, como oficinas o centros de impresión.
Creación de documentos totalmente automática son la intervención del usuario
Una única visión general para la gestión exhaustiva del flujo de trabajo
Formularios electrónicos: buena apariencia y sensación de sus documentos empresariales
Fácil de usar
La opción de contabilidad le ayudará a controlar sus costes
Procesamiento paralelo
Usted será el beneficiado
Procesos claros, independientes y estructurados le ayudarán a ahorrar dinero
Un flujo de trabajo profesional del principio al final ahorra tiempo y dinero
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Flujo de documentos
Procesos básicos para la gestión de entrada y salida
Durante mucho tiempo, la optimización de los procesos de gestión de flujos ha estado a cargo de los sistemas ERP en muchas empresas. ¿Por qué no utilizar estas herramientas para la gestión de entrada y salida de documentos? La integración de procesos IT es uno de los últimos y más sofisticados retos en empresas orientadas a servicios. La característica más importante es que consiste en una arquitectura de sistemas elevada sucesivamente, que funciona a partir de iniciativas IT independientes y aplicaciones concatenadas puntuales.
Al tener IT en toda la empresa, ésta también se aplica en la gestión de flujos de documentos. Los procesos individuales deberían unirse para formar un flujo de trabajo eficiente. Además de la integración de sistemas, la arquitectura orientada a servicios (SOA) también es importante en relación a la gestión de salida. La idea es mejorar la calidad de sus servicios a través de la integración de datos y flujos de trabajo optimizados. El objetivo es ofrecer más soporte a sus empleados desde las interfaces de los sistemas, pero sobre todo, ofrecer más servicios a sus clientes a través de un procesamiento de pedidos más rápido y sin errores. Centrarse en la comunicación orientada al cliente y en la integración de los compradores en los flujos de documentos también mejorará sus negocios.
El innovador software para flujos de documentos Océ puede manejar toda la gestión de entrada y salida de documentos. Conecta las aplicaciones existentes y los flujos de trabajo con facilidad y los dota de más funcionalidad. El resultado: numerosas oportunidades nuevas para optimizar y monitorizar sus procesos de entrada y salida así como reducir costes.
Software de flujo de documentos Océ
Gestión innovadora de flujos de trabajo basada en SOA
Control permanente de todos los procesos (requerido para la certificación SOX)
Una arquitectura totalmente abierta le permite satisfacer los requerimientos de nuevos negocios y clientes.
Reducción considerable de los costes (elevado retorno de la inversión)
Muy actualizable
Plataforma independiente
Integración de todos los sistemas ERP
Integración de aplicaciones existentes
Procesamiento paralelo
Los beneficios son para usted
Ahorre tiempo a través de la automatización
Proteja su inversión al utilizar aplicaciones existentes
Con la monitorización de todos los procesos obtiene una seguridad del 100%
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Gestión de salida
La gestión de salida de documentos es hoy en día más importante que la propia impresión
La gestión de salida es uno de los aspectos que descuidan los sistemas ERP. SIn embargo, cada vez es más importante para las empresas que la información sea precisa y fiable y que se entregue en el momento y lugar correctos. La entrega eficiente y a tiempo de documentos externos e internos en ciertos destinos puede convertirse en un aspecto de suma importancia para todos los procesos empresariales. Un sistema para la gestión de salida que funcione correctamente le garantiza la entrega de documentos de forma eficiente y fiable, independientemente del soporte.
Las organizaciones tienen que lidiar con la gestión de numerosas plataformas heterogéneas, distintos sistemas operativos, información de la empresa y un gran número de dispositivos de salida como impresoras, email o fax. Cada vez es más complicado para la mayoría de las empresas poder controlar y gestionar los crecientes volúmenes de información. Para controlar los costes, es importante disponer de herramientas que nos ayuden a contabilizar y reportar los gastos de salida.
La gestión de salida incluye muchas funciones relacionadas con documentos. Puede elegir disminuir el consumo de papel y promover la visualización y archivado en línea de sus documentos en vez de imprimir. Por esta y otras razones, tendría la opción de decidir si seleccionar sólo parte del documento o combinar varios documentos para crear uno nuevo. Puede posponer la edición de un documento y archivarlo de forma temporal. Por supuesto, también puede imprimir el documento original al instante desde el escritorio de su impresora, o enviárselo por correo electrónico a un compañero. Puede que necesite imprimir documentos desde sus sistemas centrales o externalizar la impresión y enviárselo a especialista. Asimismo, puede crear listas de distribución donde los destinatarios podrán recibir tanto documentos originales como por e-mail. Las decisiones relacionadas con la forma de salida se pueden tomar a partir de una serie de normas para flujos de trabajo, sin necesidad que las tome el usuario.
Soluciones Océ para la gestión de salida de documentos
Control total de dispositivos de salida
Previsualización de cualquier paso durante el procesamiento
Estado de documentos de salida siempre disponibles.
Salida de documentos en el momento correcto, en el lugar adecuado y en el formato idóneo.
Gestione impresiones, e-mails y faxes a la vez
Fácil de usar
Opción de contabilidad para controlar sus costes
Realiza informes
Usted será el beneficiado
Ahorre dinero al controlar la salida de documentos
Gestión de salida flexible
Disminuya su carga de trabajo
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